Help een brief

Het kan zomaar gebeuren: uw onderneming, stichting of vereniging krijgt een brief van de Autoriteit Persoonsgegevens. Of u wordt gebeld door deze toezichthouder. Dan is het goed om te weten dat deze ogenschijnlijke informatieve belangstelling grote gevolgen kan hebben.

We gaan hier in op situaties waarin de Autoriteit Persoonsgegevens een brief stuur, wat voor soort brief dit kan zijn en hoe u hier mee om kunt gaan.

  • Aanleiding voor een brief
    Tot nu toe is de AP, anders dan vergelijkbare toezichthouders als de AFM en ACM, heel beleefd te werk gegaan. Zodra de AP een signaal ontvangt of zelf (in de media) een interessante ontwikkeling leest, dan kan de AP een brief sturen. Of u opbellen of u uitnodigen voor een gesprek.

    U kunt er dus vanuit gaan dat in de meeste gevallen de brief daadwerkelijk gericht aan uw onderneming wordt gestuurd. Dit is alleen anders als er een zogenaamde brandbrief wordt gestuurd aan alle ondernemingen in een branche.

    In de brief wordt u een termijn gesteld om te reageren. Deze termijn zal 6 weken zijn. Benut deze termijn goed om een gedegen antwoord te laten opstellen.
  • Doel van de brief
    De AP kan verschillende doelen voor ogen hebben bij het sturen van een brief:
    • Verzoek om inlichtingen over uw gebruik van gegevens;
    • Verzoek om inlichtingen over het gebruik van persoonsgegevens door of voor een andere partij waarbij u een rol speelt (bijvoorbeeld als bewerker);
    • Brandbrief, waarbij aan een branche waartoe u behoort tekst en uitleg wordt gegeven bij bepaalde verplichtingen. De zorg dat u deze verplichtingen niet naleeft wordt uitgesproken;
    • Einde, sluiting of opschorting van een onderzoek. Let op: het komt voor dat de AP meldt het onderzoek te sluiten of niet te starten én later op dit standpunt terugkomt. In het onderzoek wat later wél wordt gestart, wordt uw eerdere reactie meegenomen. Wees dus altijd zorgvuldig in het geven van inlichtingen.
  • Uw reactie op een brief
    Er is in feite maar een juiste reactie als u een brief van de AP ontvangt: schakel hulp in. Bel ons voor overleg.

    In de brief waarbij om inlichtingen wordt gevraagd staat een termijn om te reageren. De termijn is in principe 6 weken. Gebruik deze termijn om:
    • Een privacyspecialist in te schakelen;
    • Het datagebruik dat aanleiding heeft gegeven voor de brief te toetsen aan de privacywetgeving;
    • Uw strategie te bepalen (stoppen met het gebruik van data? Aanpassingen doorvoeren? De discussie aangaan?)
    • Een gedegen schriftelijke reactie op te stellen.

    We helpen u uiteraard graag zodra u een brief ontvangt van de AP.

    Let op: een brief kan ook de mededeling bevatten dat u moet stoppen met het huidige datagebruik. Dit is het geval als de AP vindt dat u eerst een onderzoek had moeten aanvragen.
    Let op: u kunt ook een brief krijgen met het verzoek om inlichtingen waarbij wordt gevraagd naar datagebruik door een andere partij. De vraag is dan of u hierbij een rol speelt (bewerker bent). Schakel dan ook een specialist in met kennis van privacyrecht! 

Meer informatie over uw specifieke situatie? Wij helpen u graag verder